titelbild

Allmänna handlingar

En handling är någonting som innehåller information av något slag. Det kan till exempel vara brev, sms, e-post, videoupptagningar och fotografier.

Alla handlingar som skickas till kommunen är allmänna handlingar. Det betyder att vem som helst (enskilda personer) har rätt att få se dessa handlingar, utan att berätta vad de heter eller varför de vill titta på handlingen. Det gäller också handlingar som har upprättats och förvaras på eller har skickats ut från kommunen.

För att ta del av de allmänna handlingar i Ljungby kommun kan du vända dig till en av kommunens registratorer. Det finns en registrator till varje nämnd.

Nästan all korrespondens (brev, fax, e-post och liknande) med kommunens tjänstemän och förtroendevalda politiker är offentlig. Med förtroendevald politiker menas en politiker som har blivit vald till ledamot eller ersättare i en kommunal nämnd, styrelse eller fullmäktige. Politiker som till exempel har fått en skrivelse i sin roll som aktiv medlem i ett politiskt parti behöver inte diarieföra skrivelsen. 

Arbetsmaterial och anteckningar som inte har renskrivits räknas inte som upprättade och är därför inte allmänna.

Handlingar som blir officiella efter beslut

Handlingar i ett ärende där politikerna ska fatta beslut blir officiella när beslutet är fattat och protokollet är justerat. Då kan vem som helst ta del av alla rapporter och utredningar som tjänstemännen har skrivit.  

God ordning på handlingar med diarium

Kommunen måste liksom alla andra myndigheter hålla god ordning på sina handlingar. På så sätt kan handlingarna hittas snabbt när någon begär att få se dem.

För att sortera handlingarna registreras de i ett diarium. I diariet antecknas vem som har skrivit handlingen och vilket datum den ankom eller skickades iväg. Handlingen får också en kort rubrik som beskriver ärendet och ett nummer som är unikt för just detta ärende.

Om du har skickat in en skrivelse till kommunen ska registratorn diarieföra den så snart som möjligt. Ditt ärende får då ett nummer som du kan hänvisa till när du sedan kontaktar kommunen angående ärendet.

Få tillgång till en allmän handling

Kontakta registratorn vid nämnden där du tror att handlingen finns. Är du osäker på vilken nämnd som ansvarar för handlingen kan du kontakta huvudregistratorn på kommunstyrelsen.

Om du vill ha fler än tio papperskopior av handlingar eller andra material (till exempel foton och videofilmer) tar kommunen ut en avgift.

Sekretess

Det finns vissa handlingar på kommunen som innehåller information som kan skada en person om informationen blir allmänt känd. Den informationen beläggs med sekretess och får bara läsas av ett fåtal personer efter att en sekretessprövning har gjorts. 

Kontakt

Kommentera